Firmy kurierskie zdominowały rynek usług pocztowych. Nic dziwnego. Wygoda korzystania z oferty prywatnych przewoźników, niskie ceny i solidna realizacja usług to cechy, dzięki którym tego typu podmioty stały się niezwykle konkurencyjne dla tradycyjnych placówek pocztowych. Z punktu widzenia nadawcy, bardzo duże znaczenie ma też fakt, że wysłanie przesyłki nie wymaga nawet opuszczania domu lub biura. W tym przypadku, nie ma mowy o traceniu czasu w niekończących się kolejka. Wystarczy tylko zamówić usługę, a kurier sam zgłosi się po odbiór paczki. Należy jednak pamiętać, że zanim przesyłka ruszy w drogę, trzeba będzie wydrukować i wypełnić list przewozowy. Jak to zrobić?
Aby przesyłka mogła trafić do odbiorcy, musi zostać zaadresowana, to oczywiste. Jeżeli mowa o usługach kurierskich, zapisanie adresu na kopercie lub pudełku okaże się niewystarczające. Proces logistyczny tego typu podmiotów opiera się o listy przewozowe. Poza danymi osobowymi i adresowymi nadawcy oraz odbiorcy, taki dokument zawiera także tzw. tracking number. Jest to unikalny numer przesyłki, który obu zainteresowanym stronom pozwala monitorować jej status.
Po co drukować list przewozowy?
List przewozowy jest formą etykiety, która zawiera komplet danych nadawcy i odbiorcy, niezbędnych w procesie realizacji usługi. Dokument, o którym mowa, zawiera także informacje na temat samej przesyłki. Te dane pozwalają zidentyfikować paczkę, nie tylko w trakcie realizacji doręczenia, ale także w sortowni. Mówimy tu zatem o zbiorze niezbędnych danych, bez których procedura nie mogłaby wystartować.
Jak wydrukować list przewozowy?
Zanim przejdziemy do drukowania dokumentu, należy upewnić się, czy firma, która ma świadczyć dla nas usługę, wymaga takiego postępowania. List przewozowy jest dokumentem obowiązkowym, jednak zdarza się, że kurier przywozi etykietę ze sobą i sam nakleja ją na paczkę. Taka procedura jest właściwie standardem w przypadku przesyłek międzynarodowych, ale niektórzy przewoźnicy tak samo podchodzą do przesyłek, które mają być doręczone w granicach kraju.
Jeżeli okaże się, że wydrukowanie listu przewozowego leży po stronie nadawcy paczki, stosowny formularz odnajdziesz na stronie internetowej przewoźnika. Nigdy nie pobieraj listów przewozowych z innych źródeł, bo kurierzy akceptują wyłącznie oryginalne formularze.
Ważne – list przewozowy wydrukuj w dwóch egzemplarzach. Jeden trzeba będzie nakleić na paczkę, drugi zostanie u ciebie, z podpisem pracownika firmy kurierskiej, który odebrał przesyłkę.
Po wydrukowaniu listu, trzeba będzie wypełnić poszczególne pola. Jeżeli jesteś stałym klientem danego przewoźnika, rozważ rejestrację konta na stronie internetowej firmy. W ten sposób, znacząco ułatwisz sobie pracę, bo zyskasz możliwość rejestracji zlecenia w trybie online. Gdy zarejestrujesz swoje zamówienie i wpiszesz w formularzu dane odbiorcy (twoje dane zostaną pobrane automatycznie), komplet dokumentów otrzymasz na swój adres mailowy. W tym momencie, pozostanie ci tylko pobrać i otworzyć załączniki i wybrać polecenie Drukuj.
Tekst powstał przy współpracy z firmą Artjet, zajmującą się sprzedażą markowych materiałów eksploatacyjnych do drukarek. Po więcej ciekawych wpisów zapraszamy na ich blog firmowy.